Arsip pada hakekatnya adalah sebuah endapan informasi. Informasi tersebut terekam dalam berbagai bentuk dan corak yang tercipta dari adanya aktivitas organisasi. Arsip dari tahun ke tahun akan bertambah banyak, sehingga kapasitas tempat penyimpanan arsip tidak akan mampu menampungnya. Hal ini seperti ini banyak dialami oleh kantor-kantor pemerintah maupun swasta. Melihat tempat penyimpanan arsip sangat terbatas dibandingkan dengan volume arsip yang cukup banyak, maka perlu dilaksanakan pemusnahan arsip yang tidak mempunyai nilai guna lagi.
Sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya sebagaimana diatur dalam PERDA Nomor : 2 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah, maka Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi Bali dalam tahun anggaran 2009 telah mencanangkan program kegiatan Penilaian dan Pemusnahan Arsip. Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan (PPTK) Penilaian dan Pemusnahan Arsip, Drs. Ida Bagus Sumantra dalam laporan kegiatannya menyebutkan, kegiatan ini tertuang dalam Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Nomor : 918 / 23 DPA / 2009 tanggal 12 Januari 2009. Pelaksanaannya didasari oleh beberapa peraturan perundangan yaitu antara lain Undang – Undang Nomor : 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan – ketentuan Pokok Kearsipan, Peraturan Pemerintah Nomor : 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, Surat Edaran Kepala ANRI Nomor : 01 / SE / 1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif, dan Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Bali Nomor : 33 Tahun 1998 tentang Jadwal Retensi Arsip Pemerintah Provinsi Daerah Tingkat I Bali.
Kegiatan penilaian dan pemusnahan arsip ini bertujuan untuk menghemat ruangan dari penyimpanan (tumpukan arsip) serta mengurangi arsip baik dalam bentuk fisik maupun informasinya yang tidak bernilai guna lagi. Sasaran dalam pemusnahan ini adalah beberapa SKPD yang ada di Provinsi Bali yaitu Departemen Pariwisata dan Telekomunikasi (750 box), Departemen Penerangan (500 box), dan Departemen Kesehatan (250 box).
Tahap perencanaan kegiatannya telah mulai dilaksanakan sejak tanggal 28 Januari 2009 yang melibatkan Tim Pemusnah, Pencipta Arsip dan unsur – unsur terkait. Tim juga telah mengundang / memberi kesempatan kepada arsiparis yang ada di SKPD Provinsi Bali untuk ikut serta dalam kegiatan dimaksud. Upaya ini dimaksudkan juga untuk memberi kesempatan kepada Pejabat Fungsional Arsiparis untuk mencari angka kredit. Manurut Sumantra, pelaksanaan kegiatan penilaian arsipnya dimulai dari tanggal 2 Februari 2009 setiap hari kerja (Senin – Kamis) pukul 08.00 s/d 12.00. “Peran serta aktif dari Arsiparis masing – masing SKPD dalam kegiatan tersebut sangat diharapkan. Begitu juga diharapkan adanya dukungan dan ijin atasan langsungnya sehingga puncak kegiatan (pemusnahan) arsip dapat dilaksanakan pada 15 September 2009” imbuh Sumantra meyakinkan.
